Pour étendre leurs activités, les entreprises doivent trouver de nombreux clients hors des frontières de l’Hexagone. Les dirigeants doivent donc organiser des voyages d’affaires pour leurs collaborateurs. Ceux-ci effectuent donc des déplacements professionnels. Voyager à l’étranger n’est jamais à l’abri d’un imprévu. Même s’il s’agit d’un voyage d’affaires, vous pouvez tomber malade à tout moment. De ce fait, vous devez avoir une bonne prise en charge pour couvrir vos frais de santé. Pour un voyage professionnel, qui prend en charge la souscription d’une assurance voyage ? Comment se déroule le remboursement selon le statut du salarié ?
Assurance voyage d’affaires : quel est le rôle de l’employeur ?
Le salarié peut être un expatrié (une personne qui reste à l’étranger pendant des années) ou un détaché, c’est-à-dire une personne qui voyage à l’étranger durant un court séjour pour des raisons professionnelles. Dans ce cas, le chef d’entreprise donne au salarié une lettre de mission, justifiant le séjour. Cette lettre doit mentionner la durée, le lieu et l’objet de la mission. Il servira de justificatif au salarié une fois arrivées sur place au cas où les autorités exigent un motif valable surtout les zones sensibles.
Pour une entreprise, une opportunité d’affaires est une occasion qui ne rate pas, et s’il faut envoyer quelqu’un pour conclure à l’étranger, le dirigeant n’hésite pas à organiser un voyage d’affaires pour l’un de ses collaborateurs. L’article L.4121-1 du Code du travail indique que les travailleurs doivent bénéficier d’une protection physique et mentale. Leur employeur doit leur souscrire une assurance voyage professionnelle pour leur déplacement d’affaires à l’étranger.
Un imprévu peut survenir à tout moment, quelle que soit la nature du voyage. Tomber malade à l’étranger ou être victime d’un accident durant le séjour peut être défavorable pour le travailleur, mais également pour l’entreprise. Les événements inopinés peuvent perturber le planning du voyage. Avant d’envoyer quelqu’un à l’étranger, l’employeur est obligé d’informer ses salariés des risques qui peuvent se présenter dans le pays où se déroulera la mission. Les risques doivent être évalués et transcrits dans un document unique ou dans un document d’évaluation des risques. L’entreprise doit également prendre toutes les précautions nécessaires pour la sécurité du travailleur. Il n’y a pas de risque zéro, de ce fait souscrire à une assurance voyage professionnelle est indispensable pour couvrir tous les sinistres qui peuvent survenir durant les déplacements internationaux de l’employé et de sa famille si le séjour dure plusieurs mois ou plusieurs années.
Plus la société s’investit pour offrir les meilleures protections à ses employés, plus elle peut attendre d’eux une meilleure productivité. Ils pourront effectuer leur mission en toute quiétude sans qu’ils aient à craindre de leur budget de santé en cas d’imprévu.
L’assurance déplacement professionnelle est bénéfique aussi bien pour les salariés que pour l’entreprise. En effet, elle constitue une barrière de protection la société, car la responsabilité de l’entreprise entre en jeu durant un déplacement professionnel.
Quelles sont les garanties proposées par l’assurance voyage d’affaires ?
L’assurance doit couvrir les frais de santé du salarié que ce soit pour une simple consultation, une hospitalisation ou même son rapatriement vers son pays d’origine si son état s’aggrave. Il doit également permettre l’annulation de voyage et doivent proposer une assurance sécurité qui le prendra en charge les sinistres qui peuvent survenir durant une catastrophe naturelle ou un attentat… L’assurance doit également proposer une protection juridique ainsi qu’une garantie Responsabilité civile privée internationale qui pourra couvrir les avances de caution pénale en cas de litiges avec les services juridiques locaux.
La couverture santé selon votre statut du salarié
La nature et le niveau de prise en charge varient selon votre statut. Si vous avez un salarié détaché, le remboursement des frais de santé s’effectuera en France. C’est votre employeur qui se chargera du paiement de la cotisation. L’affiliation à la Sécurité sociale est également maintenue. Cependant, la prise en charge s’appliquera surtout sur les soins urgents qui peuvent survenir durant le voyage d’affaires. Vous devez vous munir de votre Carte Européenne d’Assurance Maladie quand vous effectuez la demande de remboursement. Les frais de rapatriement sont également pris en charge, mais selon quelques conditions conclues entre l’entreprise et la compagnie d’assurance.
Si vous êtes un expatrié, vos frais de santé et ceux de votre famille serontpris en charge par la Caisse des Français de l’Etranger (CFE). Cela concerne surtout les maladies professionnelles, les accidents de travail pouvant entraîner une invalidité. Cela vous fera également bénéficier d’une cotisation pour votre retraite. Cependant, vous devez garder en tête que le taux de remboursement soit calculé en fonction des taux fixés par la Sécurité sociale française que ce soit pour des soins courants ou pour des maladies graves.
Quels sont les différents types de voyages couverts par l’assurance voyage d’affaire ?
Ce type d’assurance peut être activé en cas de sinistre survenant durant le déplacement professionnel à l’étranger, notamment les missions de prospections, les rencontres professionnelles, les missions exports, les différents séminaires pour le compte de l’entreprise, les différents salons pour la promotion d’une nouvelle offre, les foires…
En cas de détachement, l’assurance de voyage professionnel intervient pour les frais de santé en rapport avec l’hospitalisation ou en cas de maladie grave nécessitant des soins spécifiques. Elle peut être activée en cas de rapatriement médical si l’infrastructure sanitaire sur place ne peut pas vous prodiguer des soins corrects. Cette assurance permet également de profiter d’une assurance juridique en cas de litige avec les autorités locales. La garantie est applicable si vous avez enfreint une loi sans le connaître.
En cas d’expatriation, cette assurance prendra en charge les frais médicaux de toute la famille, votre rapatriement et celui d’un membre de votre famille en cas de maladie grave, ainsi que frais médicaux suite à un accident. Cependant, il vous est conseillé de souscrire à une assurance voyage privée, pour profiter d’un taux de remboursement beaucoup plus conséquent. Vous devez cependant être très vigilant lors de la signature du contrat d’assurance en prenant le temps de lire toutes les clauses. Vous devez également vous assurer que toutes les garanties qui vous seront proposées répondent parfaitement à vos besoins et à votre situation.