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ImprimerMais à bien y regarder et contrairement aux idées reçues, l’avantage ne vas pas toujours à la sous-traitance. Trois critères importants doivent être pris en compte :
- Le nombre de dossiers
- Les coûts de gestion
- L’efficacité de la gestion
I. La masse de dossiers
Le nombre de dossiers à gérer chaque année et un critère déterminant, au-delà même du montant de l’encours impayé.Ainsi une entreprise dont le chiffre d’affaire est de 100 millions d’euros subissant un taux d’impayé de 3 % de son chiffre d’affaire aura un nombre de dossiers à gérer différent selon la valeur moyenne de ses contrats.
Si les contrats ont une valeur moyenne de 500 € le nombre de dossiers sera de 6000.
Si les contrats ont une valeur moyenne de 1000 € le nombre de dossiers sera de 3000.
En général la nature civile ou commerciale de la clientèle aura un impact sur la valeur des contrats et donc sur le nombre de dossiers. A taux d’impayé identique, la proportion de clients « particuliers » augmente et le nombre de dossiers augmente.
A. Faible nombre de dossiers
Il va sans dire qu'un faible nombre de dossier de recouvrement doit être sous-traité afin de bénéficier du savoir faire des professionnels du recouvrement.Les dossiers litigieux peuvent être transmis à un avocat spécialisé au regard de la spécificité des dossiers (Droit de l'environnement, Droit de la propriété industrielle, etc.) ou un avocat spécialisé dans les meures d’exécution, ce qui sera utile par la suite en cas de difficultés dans l’exécution de la décision de justice obtenue.
En outre ces derniers sont plutôt performants dans la connaissance des procédures civiles.
B. Grand nombre de dossiers
A partir de combien de dossiers convient il de créer une structure interne de recouvrement ?Il s’agit d’employer au moins une personne à plein temps (plutôt un juriste spécialisé dans le recouvrement) et donc de disposer de suffisamment de dossiers pour rentabiliser le coût de son action.
Sans aucun moyen informatique (époque des machines à écrire) une personne seule pouvait gérer 396 dossiers.
Avec des outils informatiques de base (utilisation d’un tableur et d’un logiciel de traitement de texte) le temps passé au traitement de chaque dossier se réduit et le nombre de dossiers gérés par année et par personne passe à 990.
Avec un logiciel spécialisé paramétré de façon optimale et recevant les informations descendant de la comptabilité clients, un gestionnaire peut gérer 2000 à 2500 dossiers.
A ce stade de l’analyse il convient de comparer le coût annuel d’un tel logiciel au coût de gestion par sous-traitance.
II. Coût de gestion
A. Coût d’un logiciel de recouvrement
En fonction des options et modules proposés par les éditeurs, un progiciel de recouvrement aura un coût de 50 000 € à 150 000 € auquel il faudra ajouter les licences annuelles par poste.Partant d’une licence d’utilisation de 100 000 € amortissable sur 5 années et d’une licence annuelle pour un poste de 500 €, le coût annuel du logiciel sera de (100 000/5) + 500 = 20 500 €.
B. Coûts salariaux
Salaire brut 30 000 € + charges 17 100 € (57 %) = 47 100 € annuel.C. Coût de la sous-traitance
Dans le cadre d’une gestion de masse les sociétés de recouvrement disposent en général de structures optimales et offrent des coûts assez compétitifs compte tenu de l’environnement concurrentiel.Les sociétés de recouvrement pratiquent deux types de rémunération : La facturation des coûts réels et la facturation au forfait. Dans tous les cas un pourcentage sur les sommes récupérées sera facturé au créancier. Partant d’un montant moyen de dossiers à 700 € et d’un taux de recouvrement de 50 % (ce qui est un taux correct dans l’hypothèse de créances civiles de plus d’un an). En général le tarif est dégressif mais pour faciliter les calculs nous appliquerons ici un pourcentage fixe ce qui d’ailleurs n’aura pas d’incidence significative sur des petites créances. (Le taux diminue souvent à partir de 1 200 €)
Le coût du recouvrement sera :
Somme à recouvrer : 300 000 €
Sommes recouvrées : 150 000 €
Nombre de dossiers : 429
Honoraires tarif réel 15 % : 22 500 €
Frais judiciaires sur 10 % des dossiers à raison de 150 € par dossier : 150 € * 43 = 6 460 €
Total : 28 950 € (taux effectif 19.3 %)
Honoraires tarif forfait 23 % : 34 500 €
Frais judiciaires : 0 €
Total : 34 500 €
A cet égard il est plutôt conseillé en général d’opter pour le tarif « forfait » si la proportion de dossiers judiciaires est plus importante.
Globalement, le coût moyen est donc de 21 %.
A raison d’un coût moyen de 21 % des sommes recouvrées, à partir de quel montant de sommes récupérées chaque année rentabilise t’on l’investissement informatique et les charges de personnel pour un salarié ?
Logiciel : 20 500 €
Salaires : 47100 €
Total : 67 600 €
x * 21 % = 67 600 €
x = 321 904 €
Si l’on admet que le taux de recouvrement est de 50 %, la somme annuelle à recouvrer est de 321 904 € * 2 = 643 808 €.
Si l’on admet que le montant moyen des dossiers et de 700 €, le nombre de dossiers minimum constituant le point mort est de 643 808 € / 700 € = 919.
Le chiffre d’affaire minimum pour envisager la création d’un service recouvrement est donc de 21 460 266 € si le taux d’impayé est de 3 % du chiffre d’affaire. (21 460 266 € * 3% = 643 808 €).
Au-delà des coûts il faut également tenir compte de l’efficacité de la gestion.
III. Efficacité de gestion
Le critère des coûts des procédures n’est pas le seul à considérer pour mesurer l'efficacité d'un service ou d'un prestataire. Il faut mesurer le taux de revient c'est à dire le rapport coût/efficacité :A. Le taux de revient
Coût du recouvrement + total des créances non recouvréestotal des créances confiées
En effet il est plus intéressant d'avoir un coût de 15 % des sommes récupérées en récupérant 50 % des sommes dues, que d'avoir un coût de 10 % en ne récupérant que 25 %.
Le taux de recouvrement sera généralement plus élevé dans le cadre d’une gestion interne des dossiers. En effet, la connaissance de l’activité de l’entreprise, la maîtrise de son environnement juridique et de ses processus internes permettent de constater une plus grande réactivité face à la réaction des débiteurs (contestations, demande de négociation etc.).
Certaines « réactions débiteur » nécessitent une gestion se situant à la frontière entre la compétence de l’agent de recouvrement et celle de l’entreprise dans son métier de base.
Par exemple un débiteur demande une remise de sa dette en raison d’un litige sur la contre partie de la dette c'est-à-dire sur la livraison ou la prestation de service associée. En cas de non accord le débiteur menace d’engager une action judiciaire pour obtenir gain de cause.
Si le litige est technique, l’agent de recouvrement du service interne, connaissant les rouages de l’entreprise, saura s’adresser immédiatement au bon interlocuteur. Une société de recouvrement sera contrainte d’écrire à l’agent comptable qui lui a transmis le dossier. Ce type de problème ne constituant pas une une priorité pour la comptabilité, le dossier va traîner puis s’enliser.
Ce type de cas représente une part parfois non négligeable des dossiers et on le perçoit bien, la réactivité du service interne va générer quelques points de recouvrement supplémentaires pour un coût identique.
Il en est de même pour une gestion des redressements judiciaires quand le débiteur est encore client.
B. La maîtrise de la gestion
Il faut avoir conscience que paradoxalement, l’externalisation nécessite une optimisation des systèmes d’informations internes. A partir d’un nombre significatif de dossiers à transmettre au sous-traitant il est indispensable de prévoir une automatisation dans la transmission des dossiers.Pour preuve le nombre de sociétés de recouvrement qui proposent des applicatifs permettant la transmission mais aussi la consultation des procédures en cours dans les dossiers.
Ces applications prennent la forme soit d’un logiciel, généralement payant, soit d’un simple accès internet, généralement gratuit mais limité à la consultation des dossiers et l’envoi de messages, sans aucune possibilité de transmission.
Quand bien même le logiciel de transmission est gratuit, il nécessite pour une bonne efficacité une liaison avec la comptabilité client, ce qui nécessite un développement interne.
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LeRecouvrement.com
03.11.2003