Relances écrites

A chaque impayé correspond toujours un dossier bien spécifique, celui d'un client. C'est pourquoi les relances doivent être modulées selon le type de client.
	Chez telle entreprise, les commerciaux ont une marge de manœuvre importante leur permettant notamment de programmer eux mêmes le système informatique de relance. Chez telle autre entreprise, le système rigide de relance est supervisé par un service comptable hermétique à toute démarche commerciale.
Entre ces deux excès il faut choisir une voie alternative : les relances automatisées et ciblées.
	Un certain nombre de cycles de relances doivent être établis en fonction de certains critères. A chaque catégorie de client correspond un scénario pré-défini.
Le contenu de chacune des lettres, leur nombre et leurs espacements seront déterminants. Il s'agit de ne pas traiter de la même façon un nouveau client qu'un vieux client fidèle. Il s'agit aussi de ne pas perdre de temps. Le temps n'est pas l'ami des créanciers.
	Attention à ne relancer que pour des créances intégralement certaines, liquides et exigibles. Une simple lettre de relance permettra dans bien des cas de régulariser ce qui n'était qu'un oubli. A défaut de réaction, une intervention téléphonique est conseillée. Il peut arriver à ce stade que le fournisseur découvre en réalité une attitude de rétention de la part de son client. "Autrement dit, je ne paye pas parce que je ne suis pas satisfait" Le travail de l'agent chargé de recouvrer la créance sera donc d'identifier la contestation ou le litige et d'agir au mieux et au plus vite dans le but d'y apporter une solution admise par les deux parties.
Une seconde lettre de relance, au ton plus rigide, provoque bien souvent une réaction. En cas de silence de la part du débiteur, ou à défaut de réaction litigieuse sérieuse, la procédure amiable doit être interrompue. C'est le rôle de la mise en demeure La mise en demeure constitue le dernier stade amiable (aucun procès n'est encore engagé, la prescription n'est pas interrompue) et le premier stade judiciaire (les intérêts légaux vont courir à partir de sa date), elle est obligatoire avant toute assignation sauf à faire signifier préalablement une sommation interpellative d'huissier bien plus coûteuse mais parfois plus impressionnante).
	Une lettre comminatoire d'huissier, d'avocat, ou d'une société de recouvrement peut être utilisée. Toutefois, le taux de récupération n'est généralement pas très élevé. Prévoir une rémunération au pourcentage uniquement. Le crédit manager ou le juriste mettra en place le plan d'actions écrites et téléphoniques. Il est possible de sous-traiter ces relances puisque de nombreuses sociétés de recouvrement se proposent d'intervenir dès avant l'échéance et ainsi de prendre en charge intégralement la gestion du compte client.